Hutang usaha atau sering disebut dengan hutang dagang adalah hutang yang ditimbulkan karena pembelian yang dilakukan oleh perusahaan baik barang maupun jasa yang berhubungan dengan operasional perusahaan. Hutang usaha biasanya termasuk dalam kategori Hutang Lancar karena sebagian besar tempo pembayarannya adalah kurang dari satu tahun.
Keputusan untuk melakukan pembelian secara kredit apabila dikelola dengan baik akan dapat mendukung kinerja perusahaan. Namun seringkali perusahaan mempunyai hutang dengan jumlah yang tidak terkendali, sehingga menganggu cash flow perusahaan. Oleh karena itu, keputusan untuk melakukan pembelian dengan cara kredit/berhutang harus dievaluasi dengan baik agar tidak menganggu cash flow perusahaan. Berikut adalah beberapa tips untuk mengelola hutang usaha perusahaan:
1. Sederhanakan proses hutang perusahaan
a) Kurangi jumlah cek yang beredar.
b) Ketika dokumen pembelian masuk ke admin hutang, pastikan invoice maupun laporan penerimaan barang internal telah disetujui oleh pihak-pihak yang berwenang dan diperiksa kebenarannya.
c) Pastikan Admin hutang perusahaan mengetahui karakteristik masing-masing supplier, sehingga mereka dapat menentukan hutang-hutang yang harus didahulukan proses pembayarannya.
d) Berikan kepercayaan kepada Admin Hutang perusahaan untuk dapat mengelola hutang perusahaan, seperti penentuan hutang yang harus dibayar terlebih dahulu, sehingga dapat meringankan beban pekerjaan dari Direksi.
2. Gunakan teknologi
a) Analisa dan kurangi kesalahan dalam pembayaran, seperti membayar dengan jumlah yang salah, kesalahan menginput no. CH/GB, dan membayar terlalu cepat atau terlambat.
b) Gunakan software akuntansi untuk membantu proses pengelolaan hutang, sehingga perusahaan mengetahui berapa hutang yang harus dibayar pada jangka waktu tertentu dengan memasukkan term of payment dari masing-masing perusahaan.
c) Gunakan Aging Report atas masing-masing hutang. Sehingga perusahaan dapat mengetahui hutang dalam jangka waktu tertentu. Pada minggu ini mungkin saja pembayaran yang harus dilakukan adalah kecil, namun pada minggu berikutnya perusahaan harus membayar hutang dalam jumlah yang besar.
3. Kurangi kecurangan pada hutang
a) Dalam proses hutang, kecurangan yang sering terjadi adalah Supplier Fiktif. Karyawan perusahaan membuat Supplier yang tidak nyata dan menerbitkan Nota Penagihan yang palsu dan perusahaan membayar nota tersebut, yang akan masuk dalam rekening karyawan tersebut.
b) Terapkan prosedur dan kebijakan yang dapat mengurangi risiko tersebut. Beberapa cara yang dapat digunakan adalah pertama, membatasi petugas yang dapat menambahkan master supplier. Setiap penambahan supplier harus disetujui oleh Pihak yang Berwenang dan harus diberikan penjelasan sebab dari penambahan supplier tersebut. Kedua, pemisahan fungsi dan persetujuan yang memadai dari kepala departemen.
Artikel Terkait Lainnya
4. Negosiasikan syarat pembayaran dari supplier
a) Biasanya syarat pembayaran dari supplier adalah n/30; n/60; 2/10, n/30; dll.
b) Dari syarat yang ada tersebut, hubungilah supplier tersebut untuk negosiasi mengenai syarat pembayaran khusus untuk perusahaan. Supplier biasanya akan memberikan diskon atau syarat khusus bagi pelanggan yang melakukan pembelian dalam jumlah besar dan teratur.
c) Walaupun syarat pembayaran normal tidak dapat diganti, apabila perusahaan mengalami masa sulit, lebih baik untuk mendiskusikan hal tersebut kepada supplier dan menjelaskan bahwa ada keterlambatan pembayaran dibandingkan harus lari dan menghindari supplier.
5. Kurangi peran Direksi untuk melakukan pemeriksaan dan tandatangan.
a) Biasanya Direksi akan menandatangani CH/GB, tapi tidak harus mengaturnya. Admin Hutanglah yang harus mengatur, memilih faktur yang harus dibayar, menyiapkan Faktur, mengajukan pembayaran dan memverifikasi bahwa semua Faktur telah disetujui sebelum diberikan kepada Direksi.
b) Direksi hanya perlu untuk melakukan pemeriksaan Jumlah yang tertera di Faktur dengan Nominal yang tertera pada Ch/GB yang akan dibayarkan.
c) Bila perusahaan ingin mengelola cash dengan lebih efektif, pastikan Admin Hutang tahu batasan/anggaran dari setiap pembayaran hutang. Mereka akan mengetahui dengan lebih baik supplier mana yang dapat menunggu hingga pembayaran berikutnya.
Terlepas dari ukuran perusahaan, dengan mengelola hutang perusahaan dengan lebih efektif, perusahaan dapat menghemat waktu, uang dan merampingkan proses bisnis yang ada.
Dalam mengelola piutang dagang, ada dua hal yang paling dihindari:
1. Piutang Tak Tertagih (bad debt) – Yang satu ini memang mimpi buruk paling menakutkan. Perusahaan sesehat apapun akan kolaps bila memiliki bad debt yang tinggi.
2. Piutang Lewat Jatuh Tempo (Overdue Receivable)Pembayaran yang melewati jatuh tempopun bisa menjadi parasit dapat menggerogoti kesehatan keuangan perusahaan dalam jangka panjang.
Yang manapun terjadi diantara kedua siatuasi tersebut, akan memaksa perusahaan untuk melakukan salah satu diantara ketiga tindakan berikut ini:
a) Mencari pinjaman bank (bank loan) guna menutupi kebutuhannya akan kas, yang sudah pasti disertai beban bunga yang harus ditanggung perusahaan; atau
b) Menurunkan kapasitas perusahaan dalam menghasilkan barang atau jasa sehingga pendapatan, langsung-atau-tak langsung juga akan tergerus; atau
c) Kombinasi keduanya.
Dengan mindset dasar itu, perusahaan dan para pengelolanya cenderung untuk memaksimalkan usaha-usaha untuk mencegah piutang tak tertagih maupun piutang lewat jatuh tempo, atau mengatasinya bila sudah terlanjur terjadi.