MENGIDENTIFIKASI ANCAMAN UTAMA DALAM AKTIVITAS PENGGAJIAN DAN MENGEVALUASI KECUKUPAN PENGENDALIAN INTERNAL.
Romney dan Steinbart (2004:229) mendefinisikan pengendalian internal sebagai “rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan”.
Fungsi sistem informasi akuntansi ( SIA ) dalam siklus SDM / Penggajian menurut Romney dan Steinbart (2004:199) adalah menyediakan pengendalian yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan berikut ini :
· Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar
· Semua transaksi penggajian yang dicatat valid
· Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat
Artikel Terkait Lainnya
· Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat
· Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian / SDM telah terpenuhi
· Aset ( kas ataupun data ) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian
· Aktivitas siklus SDM / penggajian dilakukan dengan benar
Romney dan Steinbart dalam bukunya yang berjudul “Sistem Informasi Akuntansi” menjelaskan beberapa ancaman dan pengendalian dalam siklus penggajian / SDM yang dapat dilihat pada tabel 1 yaitu sebagai berikut :
Tabel 1 : Ancaman dan pengendalian dalam siklus penggajian / SDM
|
Proses / Aktivitas
|
Ancaman
|
Prosedur Pengendalian Dapat diterapkan
|
|
Pengontrakan dan
perekrutan tenaga
kerja
|
· Memperkerjakan pegawai yang tidak berkualitas atau berkelakuan buruk.
· Pelanggaran hukum ketenagakerjaan
|
Prosedur memperkerjakan yang baik, termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja, referensi dan riwayat pekerjaan.
Dokumen lengkap atas prosedur untuk memperkerjakan, pelatihan perkembangan terkini dalam hal hukum ketenagakerjaan.
|
|
Pemprosesan
Pengajian
|
· Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi .
· Data waktu yang tidak akurat
· Pemrosesan penggajian yang tidak akurat.
· Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan
|
Pemisahan tugas: data SDM dengan penggajian dan distribusi cek gaji, pengendalian akses, tinjauan atas semua perubahan.
Otomatisasi pengu mpu lan data berbagai pemeriksaan edit, rekonsiliasi data kartu waktu dengan data kartu waktu kerja.
Total batch dan pengendalian aplikasi lainnya, rekening kliring penggajian, tinjauan peraturan IRS.
Setoran langsung, distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorang yang independen dari proses penggajian, penyelidikan cek gaji yang tidakdiklaim, akses terbatas ke cek gaji kosong ; pemberian nomor tercetak dan perhitungan serta pencatatan periodik untuk semua cek gaji, penggunaan rekening giro terpisah untuk penggajian, yang dipelihara sebagai dana tetap, rekonsiliasi semua rekening bank penggajian oleh seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penggajian.
|
|
Umum
|
· Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi.
· Kinerja yang kurang baik.
|
Prosedur pembuatan cadangan ; rencana pemulihan dari bencana, pengendalian akses fisik dan logis, enkripsi data.
Pengembangan dan tinjauan periodik atas metrik kinerja yang tepat, program pelatihan.
|
Sumber : Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart, Sistem Informasi Akuntansi, Buku Dua, Edisi Keempat, Salemba Empat, Jakarta, 2005, hal.201.