Pembelian Dan Pengeluaran Kas

Pembelian dan pengeluaran kas adalah dua komponen penting dalam siklus akuntansi perusahaan, khususnya bagi perusahaan dagang. Memahami kedua proses ini secara menyeluruh sangatlah krusial untuk memastikan kelancaran operasi dan kesehatan keuangan perusahaan.

Pembelian

Proses pembelian diawali dengan identifikasi kebutuhan barang atau jasa oleh perusahaan. Kebutuhan ini kemudian dituangkan dalam permintaan pembelian yang diajukan kepada bagian pembelian. Bagian pembelian selanjutnya akan mencari pemasok yang memenuhi kriteria, seperti harga, kualitas, dan ketepatan waktu pengiriman.

Setelah menemukan pemasok yang cocok, pesanan pembelian diterbitkan. Pesanan pembelian ini merupakan dokumen resmi yang mengikat kedua belah pihak, berisi rincian barang atau jasa yang dipesan, harga, dan persyaratan lainnya.

Barang yang dipesan kemudian diterima oleh perusahaan dan dilakukan inspeksi untuk memastikan kesesuaian dengan pesanan. Apabila sesuai, faktur pembelian dari pemasok diterima dan diverifikasi. Faktur ini menjadi dasar untuk pencatatan akuntansi dan pembayaran kepada pemasok.

Pengeluaran Kas

Pengeluaran kas terjadi ketika perusahaan melakukan pembayaran atas barang atau jasa yang dibeli, biaya operasional, atau investasi. Pembayaran ini dapat dilakukan secara tunai, cek, atau transfer bank.

Setiap pengeluaran kas harus didokumentasikan dengan baik, seperti kwitansi, faktur, atau nota. Dokumentasi ini menjadi bukti transaksi dan dasar untuk pencatatan akuntansi.

Pencatatan akuntansi yang akurat atas pembelian dan pengeluaran kas sangatlah penting untuk:

• Melacak arus kas perusahaan.
• Menyusun laporan keuangan yang akurat, seperti neraca dan laba rugi.
• Membuat keputusan keuangan yang tepat.
• Memastikan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan.

Sistem Pengendalian Internal

Untuk memastikan keandalan dan keamanan proses pembelian dan pengeluaran kas, diperlukan sistem pengendalian internal yang memadai. Sistem ini dapat mencakup:

• Otorisasi yang jelas untuk setiap tahap transaksi.
• Segregasi tugas untuk meminimalkan risiko penipuan.
• Verifikasi yang ketat terhadap dokumen dan transaksi.
• Pencatatan yang akurat dan terstruktur.
• Tinjauan berkala terhadap sistem pengendalian internal.

Dengan menerapkan sistem pembelian dan pengeluaran kas yang efektif dan terkendali, perusahaan dapat memastikan kelancaran operasi, kesehatan keuangan, dan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku.

Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas yang Efektif

Memiliki sistem pembelian dan pengeluaran kas yang efektif sangatlah penting bagi perusahaan, terutama bagi perusahaan dagang. Sistem yang baik dapat membantu perusahaan mencapai beberapa tujuan, seperti:

• Mengoptimalkan arus kas: Memastikan kas selalu tersedia untuk kebutuhan operasional dan investasi.
• Meningkatkan efisiensi: Mempercepat proses pembelian dan pengeluaran, sehingga menghemat waktu dan biaya.
• Meminimalisir risiko penipuan: Menerapkan kontrol internal yang memadai untuk mencegah penyalahgunaan kas.
• Memperkuat akuntabilitas: Menjaga transparansi dan akuntabilitas dalam penggunaan kas perusahaan.

Berikut beberapa langkah untuk membangun sistem pembelian dan pengeluaran kas yang efektif:

1. Menetapkan Kebijakan dan Prosedur

Buatlah kebijakan dan prosedur yang jelas mengenai proses pembelian dan pengeluaran kas. Kebijakan ini harus mencakup:

• Otorisasi: Siapa yang berwenang untuk menyetujui pembelian dan pengeluaran kas?
• Batas Otorisasi: Berapa batas nilai transaksi yang dapat disetujui oleh masing-masing level otorisasi?
• Metode Pembayaran: Metode pembayaran apa yang diizinkan (tunai, cek, transfer bank)?
• Dokumentasi: Dokumen apa yang diperlukan untuk setiap transaksi?
• Pencatatan: Bagaimana transaksi pembelian dan pengeluaran kas dicatat?

2. Memilih Sistem Perangkat Lunak yang Tepat

Gunakan sistem perangkat lunak akuntansi yang dapat membantu mengotomatisasi proses pembelian dan pengeluaran kas. Sistem ini dapat membantu:

• Membuat pesanan pembelian dan faktur.
• Melacak inventaris.
• Menyetujui pembayaran.
• Mencatat transaksi secara otomatis.
• Menyusun laporan keuangan.

3. Menerapkan Kontrol Internal yang Kuat

Terapkan kontrol internal yang memadai untuk mencegah penipuan dan penyalahgunaan kas. Kontrol internal ini dapat mencakup:

• Segregasi tugas: Pisahkan tugas otorisasi, penyimpanan, dan pencatatan kas.
• Verifikasi: Verifikasi semua dokumen dan transaksi secara berkala.
• Rekonsiliasi bank: Lakukan rekonsiliasi bank secara rutin untuk memastikan keakuratan saldo kas.
• Audit internal: Lakukan audit internal secara berkala untuk mengevaluasi efektivitas sistem pengendalian internal.

4. Melatih Karyawan

Berikan pelatihan kepada karyawan tentang kebijakan dan prosedur pembelian dan pengeluaran kas. Karyawan harus memahami bagaimana cara melakukan transaksi dengan benar dan mendokumentasikannya dengan tepat.

5. Meninjau dan Memperbarui Sistem Secara Berkala

Tinjau dan perbarui sistem pembelian dan pengeluaran kas secara berkala untuk memastikan sistem tetap efektif dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Manfaat Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas yang Efektif

Menerapkan sistem pembelian dan pengeluaran kas yang efektif dapat memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, seperti:

• Meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
• Mengurangi risiko penipuan dan penyalahgunaan kas.
• Memperkuat akuntabilitas dan transparansi.
• Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan.
• Memperbaiki hubungan dengan pemasok.
• Meningkatkan citra perusahaan.

Dengan menerapkan sistem pembelian dan pengeluaran kas yang efektif, perusahaan dapat mencapai tujuan keuangannya dan meningkatkan nilai bagi para pemangku kepentingan.

REVIEW  ATAS  PROSES  BISNIS  UTAMA  DALAM PERUSAHAAN MANUFAKTUR : Pembelian Dan Pengeluaran Kas

Romney and Steinbart (2015:405) Siklus pengeluaran adalah seperangkat berulang kegiatan bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran untuk barang dan jasa. Pada siklus pengeluaran, pertukaran eksternal utama informasi adalah dengan pemasok (vendor). Dalam organisasi, informasi tentang kebutuhan untuk membeli barang dan bahan mengalir ke siklus pengeluaran dari pendapatan dan siklus produksi, inventory control, dan berbagai departemen. Setelah barang barang dan bahan tiba, pemberitahuan penerimaan mereka mengalir kembali ke sumber-sumber dari siklus pengeluaran. Data beban juga mengalir dari siklus pengeluaran untuk buku besar dan fungsi pelaporan untuk dimasukkan dalam laporan keuangan dan berbagai laporan manajemen.

Romney and Steinbart (2015:405) Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya yang dikeluarkan serta mengatur persediaan, supplies, dan berbagai jasa yang dibutuhkan organisasi. Kita mulai dengan menggambarkan desain sistem informasi siklus pengeluaran dan kontrol dasar yang diperlukan untuk memastikan bahwa ia menyediakan manajemen dengan informasi yang dapat dipercaya untuk menilai efisiensi dan efektivitas operasional.

Menurut Wilkinson (2000 : 469), tujuan siklus pengeluaran kas (pembelian) yaitu :
1. Menjamin bahwa barang dan jasa dipesan sesuai dengan kebutuhan.
2. Menerima barang yang dipesan dan memeriksa kondisi barang tersebut.
3. Menyimpan dan mengamankan barang sampai barang tersebut dibutuhkan
4. Menentukan bahwa faktur atas barang dan jasa adalah benar.
5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat dan akurat.
6. Posting atas kewajiban dan pengeluaran kas kepada akun pemasok yang tepat pada akun utang usaha dalam buku besar.
7. Menjamin bahwa semua pengeluaran kas berkaitan dengan pembelian telah diotorisasi
8. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.

Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pengeluaran

Proses
Seperti kebanyakan organisasi besar, AOE menggunakan sistem ERP. Sistem ERP yang mendukung kegiatan bisnis siklus pengeluaran AOE ini. Sistem ini kemudian menciptakan pesanan pembelian yang dikirim ke pemasok melalui EDI (Romney and Steinbart, 2015:407).

Ancaman Dan Pengendalian Dalam Siklus Pengeluaran

Menurut Romney and Steinbart (2015:410), ada beberapa ancaman dan pengendalian dalam siklus pengeluaran, diantaranya adalah :

Ordering materials, Supplies, and Services
Menurut Wilkinson, et al. (2000), tujuan pengendalian dalam tahap ini adalah memastikan bahwa seluruh pembelian telah diotorisasi pada waktu yang dibutuhkan secara tepat waktu dan dihitung berdasarkan Economic Order Quantity (EOQ).
 Identifikasi apa, kapan, dan berapa jumlah barang yang akan dibeli
– Economic order quantity (ECQ) ; ukuran pesanan optimal jumlah pemesanan, membawa, dan biaya stockout.
– Reorder point ; menentukan tingkat dimana saldo persediaan item harus jatuh sebelum perintah untuk mengisi stok dimulai.
– Materials requirements planning (MPR) ; pendekatan manajemen persediaan yang bertujuan untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi teknik peramalan untuk lebih pembelian jadwal untuk memenuhi kebutuhan produksi.
– Just in time (JIT) inventory system ; sistem yang meminimalkan atau hampir menghilangkan persediaan dengan membeli dan memproduksi barang hanya dalam menanggapi aktual, daripada diperkirakan, penjualan.
– Purchase requisition (PR) ; merupakan dokumen yang digunakan untuk melakukan pembelian barang (Wilkinson, et al., 2000).
 Choosing suppliers
– Purchase order ; Merupakan dokumen yang disiapkan oleh bagian pembelian untuk melakukan pembelian barang atau jasa yang akan ditujukan kepada supplier (Wilkinson, et al., 2000).
– Blanket purchase order or blanket order ; komitmen untuk membeli barang-barang tertentu dengan harga yang ditunjuk dari pemasok tertentu untuk jangka waktu yang ditetapkan, sering satu tahun.
– Vendor managed inventory (VMI) ; praktek di mana produsen dan distributor mengelola persediaan pelanggan ritel menggunakan EDI. Pemasok mengakses persediaan pelanggan menggunakan EDI. Pemasok mengakses point-of-sale sistem pelanggan untuk memantau persediaan dan secara otomatis mengisi produk ketika mereka jatuh ke tingkat yang telah disepakati.
– Kickbacks ; hadiah yang diberikan oleh pemasok untuk agen pembelian untuk tujuan mempengaruhi pilihan mereka pemasok.

Penerima

Menurut Wilkinson, et al. (2000), tujuan pengendalian pada tahap ini adalah memastikan seluruh barang yang diterima telah diverifikasi sehingga jumlah barang sesuai dengan yang dipesan dan dalam kondisi yang baik untuk pengadaan barang serta memastikan seluruh jasa diotorisasi sebelum dilaksanakan dan diawasi sehingga pelaksanaannya benar-benar dilakukan untuk pengadaan jasa.

Dokumen terkait pada tahap ini menurut Wilkinson, et al. (2000) adalah sebagai berikut :
– Receiving report (RR) ; merupakan dokumen yang menunjukkan bahwa barang yang dipesan oleh perusahaan sudah dikirimkan oleh supplier dan sudah diterima oleh pihak gudang.
– Debit memo ; Merupakan suatu surat yang dikeluarkan perusahaan apabila akan melakukan pengembalian barang kepada pemasok yang disebabkan barang rusak, cacat atau tidak sesuai dengan pesanan.
– Invoice ; merupakan sejumlah tagihan yang diberikan oleh supplier atas pembelian yang dilakukan. Dalam invoice ini terdapat jumlah yang seharusnya dibayarkan oleh perusahaan kepada supplier, biaya barang yang disesuaikan dengan pajak terkait, seperti Pajak Pertambahan Nilai (PPN) atau Pajak Penghasilan Pasal 23 (PPh 23), nomor rekening kemana pembayaran harus dikirimkan, serta informasi lainnya.
– Packing Slip ; merupakan dokumen tanda bukti pengiriman barang yang memuat nama dan jenis barang yang dibeli beserta kuantitasnya. Packing Slip diotorisasi oleh supplier dan bagian penerimaan barang di gudang.

Approving supplier invoices

Menurut Wilkinson, et al. (2000), terdapat lima tujuan pengendalian pada tahap ini, yaitu : (1) Seluruh tagihan supplier diverifikasi secara tepat waktu dan disesuaikan dengan barang atau jasa yang diterima. (2) Seluruh potongan pembelian yang tersedia diidentifikasi. (3) Seluruh bentuk pengembalian barang dari pembelian diotorisasi dan dicatat secara akurat berdasarkan jumlah aktual pengembalian barang. (4) Seluruh transaksi pembelian secara kredit dan pengeluaran kas di-posting ke akun supplier yang sesuai pada buku A/P. (5) Seluruh pencatatan akuntansi dan persediaan telah diamankan.

– Voucher package ; set dokumen yang digunakan untuk mengotorisasi pembayaran kepada pemasok. Ini terdiri dari order pembelian, laporan penerimaan, dan faktur pemasok.
– Nonvoucher system ; metode piutang pengolahan hutang di mana setiap faktur disetujui diposting catatan pemasok individu dalam akun berkas hutang dan kemudian disimpan dalam file faktur terbuka. Kontras dengan sistem voucher.
– Voucher system ; metode piutang pengolahan hutang di mana voucher pencairan disiapkan bukannya posting faktur langsung ke catatan pemasok dalam buku pembantu utang usaha rekening. Voucher pencairan mengidentifikasi pemasok, daftar faktur yang beredar, dan menunjukkan jumlah bersih yang harus dibayar setelah dikurangi diskon yang berlaku dan tunjangan. Kontras dengan dengan sistem non-voucher.
– Disbursement voucher ; merupakan dokumen dalam sistem pembayaran yang mengakumulasi pembayaran atau tagihan pemasok.
– Evaluated receipt settlement (ERS) ; pendekatan tanpa faktur untuk hutang bahwa rekening menggantikan proses tiga arah pencocokan (pemasok faktur, menerima laporan, dan pesanan pembelian) dengan dua arah pertandingan pesanan pembelian dan menerima laporan.
– Procurement card ; kartu kredit perusahaan yang karyawan dapat menggunakan hanya pada pemasok yang ditunjuk untuk membeli jenis tertentu dari item.

Cash Disbursements

Menurut Wilkinson, et al. (2000), tujuan pengendalian pada tahap ini adalah memastikan seluruh pengeluaran kas dicatat secara akurat dan lengkap.
– Imprest fund ; rekening kas dengan dua karakteristik: (1) diatur sebagai jumlah yang tetap, seperti $ 100 dan (2) voucher yang diperlukan untuk setiap pencairan. Pada setiap waktu, jumlah uang tunai ditambah voucher harus sama dengan saldo dana yang telah ditetapkan.

Ancaman

Pengendalian

1.     Kegagalan untuk mengambil diskon 2.     Membayar barang tidak diterima 3.     pembayaran duplikat 4.     Pencurian uang tunai 5.     Periksa perubahan 6.     Masalah arus kas

1.     File faktur dengan tanggal jatuh tempo untuk mengambil keuntungan dari diskon 2.     Pemasok pertandingan faktur untuk dokumen pendukung (pesanan pembelian menerima laporan) 3.     a. Bayar hanya faktur asli b.Batal dokumen pendukung ketika pembayaran dilakukan 4.     a. Keamanan fisik cek b. Pemisahan tugas c. Rekonsiliasi rekening bank 5.     Periksa mesin Perlindungan 6.     Anggaran arus kas