Penjualan Dan Penerimaan Kas

REVIEW  ATAS  PROSES  BISNIS  UTAMA  DALAM PERUSAHAAN MANUFAKTUR : Penjualan Dan Penerimaan Kas

Kata Pengantar
Romney and Steinbart (2015:366), Siklus pendapatan adalah seperangkat berulang kegiatan bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang berhubungan dengan menyediakan barang dan jasa kepada pelanggan dan mengumpulkan uang tunai dalam pembayaran untuk penjualan tersebut. Informasi tentang kegiatan siklus pendapatan juga mengalir ke siklus akuntansi lainnya. buku besar dan fungsi pelaporan menggunakan informasi yang dihasilkan oleh siklus pendapatan untuk menyiapkan laporan keuangan dan laporan kinerja.

Romney and Steinbart (2015:366), Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat yang tepat pada waktu yang tepat sesuai harga yang tepat. Kita mulai dengan menggambarkan desain sistem informasi siklus pendapatan dan kontrol dasar yang diperlukan untuk memastikan bahwa ia menyediakan manajemen dengan informasi yang dapat dipercaya.

AKTIVITAS	ANCAMAN	PENGENDALIAN
Masalah umum di seluruh siklus pendapatan	1. data master yang tidak akurat atau tidak valid 2. pengungkapan yang tidak sah dari informasi sensitif 3. Kehilangan atau kerusakan data 4. Kinerja yang buruk	1.1   data kontrol integritas pengolahan 1.2   Pembatasan akses ke data master 1.3   Ulasan semua perubahan data master 2.1  Kontrol Akses 2.2   Enkripsi 3.1    Backup dan bencana prosedur pemulihan 4.1     Laporan Manajerial
Entri pesanan penjualan	5. lengkap / pesanan akurat 6. perintah tidak valid 7. rekening Tak Tertagih 8. stockouts atau kelebihan 9. Kehilangan pelanggan	5.1 data entri mengedit kontrol 5.2 Pembatasan akses ke data master 1.1  Signatures untuk mengotorisasi penjualan 7.1    Batas Kredit 7.2 otorisasi khusus untuk menyetujui penjualan kepada pelanggan baru atau penjualan yang melebihi batas kredit pelanggan 7.3 Aging piutang 8.1    sistem pengendalian persediaan Perpetual 8.2 Penggunaan kode bar atau RFID 8.3 Pelatihan 8.4 penghitungan fisik periodik persediaan 8.5 perkiraan penjualan dan laporan kegiatan 9.1 sistem CRM, self – situs Web bantuan, dan evaluasi yang tepat dari penilaian layanan pelanggan
pengiriman	10. Memilih item yang salah atau kuantitas yang salah 11. Pencurian persediaan 12. Kesalahan Pengiriman (keterlambatan atau kegagalan untuk kapal, jumlah yang salah, item yang salah, alamat yang salah, duplikasi)	10.1   Barcode dan teknologi RFID 10.2   Rekonsiliasi memilih daftar rincian pesanan penjualan 11.1Pembatasan akses fisik ke persediaan 11.2   Dokumentasi semua transfer persediaan 11.3   RFID dan teknologi barcode 11.4   penghitungan fisik periodik persediaan dan rekonsiliasi untuk jumlah tercatat 12.1    Rekonsiliasi pengiriman dokumen dengan pesanan penjualan, memilih daftar, dan kemasan slip 12.2   Sistem Gunakan RFID untuk mengidentifikasi penundaan 12.3   entri data melalui scanner barcode dan RFID 12.4   data entri mengedit kontrol (jika pengiriman data yang dimasukkan pada terminal) 12.5   Konfigurasi sistem ERP untuk mencegah duplikasi pengiriman
penagihan	13. Kegagalan untuk tagihan 14. kesalahan Penagihan 15. kesalahan Posting piutang 16. memo kredit yang tidak akurat atau tidak valid	13.1   Pemisahan penagihan dan pengiriman fungsi 13.2   Rekonsiliasi periodik faktur dengan pesanan penjualan, tiket memetik, dan dokumen pengiriman 14.1Konfigurasi sistem untuk secara otomatis memasukkan data harga 14.2   Pembatasan akses ke harga Master Data 14.3   data entri mengedit kontrol 14.4   Rekonsiliasi dokumen pengiriman (mengambil tiket, bill of lading, dan packing list) untuk order penjualan 15.1data entri kontrol 15.2   Rekonsiliasi total angkatan 15.3   Mailing laporan bulanan untuk pelanggan 15.4   Rekonsiliasi anak perusahaan account untuk buku besar 16.1    Pemisahan tugas otorisasi memo kredit dari kedua entri order penjualan dan pemeliharaan rekening nasabah 16.2   Konfigurasi sistem untuk memblokir memo kredit kecuali ada baik dokumentasi terkait pengembalian barang rusak atau otorisasi khusus oleh manajemen
koleksi kas	17. Pencurian uang tunai 18. masalah arus kas	17.1   tugas Pemisahan – orang yang menangani (deposito) pembayaran dari pelanggan tidak harus juga a. Posting pengiriman uang ke rekening nasabah b. Membuat atau otorisasi memo kredit c. Mendamaikan rekening bank 17.2   Penggunaan EFT, FEDI, dan lockboxes untuk meminimalkan penanganan pembayaran pelanggan dengan karyawan 17.3   Obatain dan menggunakan UPIC untuk menerima EFT dan FEDI pembayaran dari pelanggan 17.4   Segera setelah membuka surat, membuat daftar semua pembayaran pelanggan yang diterima 17.5   Prompt, dukungan membatasi semua cek pelanggan 17.6   Memiliki dua orang membuka semua email mungkin mengandung pembayaran pelanggan 17.7   Penggunaan cash register 17.8   deposito harian dari semua penerimaan kas 18.1    Lockbox arragements, kartu EFT, atau kredit 18.2   Diskon untuk cepat pembayaran oleh pelanggan 18.3   anggaran arus kas

 Mengambil pesanan pelanggan
Data pesanan pelanggan akan dicatat dalam dokumen pesanan penjualan. Pesanan penjualan berisi informasi mengenai nomor barang, kuantitas, harga, dan syarat penjualan lainnya (Romney and Steinbart (2015:371).
– Sales order ; dokumen yang dibuat selama penjualan order entry daftar nomor item, kuantitas, harga, dan syarat penjualan.
– Electronic data interchange (EDI) ; penggunaan komunikasi komputerisasi dan skema pengkodean standar untuk menyerahkan dokumen bisnis secara elektronik dalam format yang dapat secara otomatis diproses oleh sistem informasi penerima.

 Persetujuan kredit
Sebagian besar penjualan antar perusahaan (business-to-business) dilakukan secara kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum proses. Bagi pelanggan lama dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan biasanya tidak dibutuhkan. Sebagai gantinya, pengambil pesanan memiliki otorisasi umum untuk menyetujui pesanan dari pelanggan yang baik, artinya mereka tidak memiliki saldo yang lewat jatuh tempo. Hal ini biasanya dengan membuat batas kredit (saldo kredit maksimum yang diizinkan) untuk setiap pelanggan berdasarkan pada catatan kredit pelanggan terdahulu dan kemampuannya untuk membayar (Romney and Steinbart (2015:373).

– Credit limit ; saldo maksimum yang diijinkan rekening kredit, untuk setiap pelanggan, berdasarkan sejarah kredit masa lalu dan kemampuan untuk membayar.
– Accounts receivable aging schedule ; laporan daftar saldo rekening nasabah oleh lamanya waktu yang luar biasa.

 Memeriksa ketersediaan barang
Romney and Steinbart (2015:375), Langkah berikut adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat menginformasikan mengenai perkiraan tanggal pengiriman. Akurasi proses ini adalah penting, karena apabila catatan persediaan tidak akurat dan sesuai dengan kondisi terakhir, pelanggan bisa saja kecewa ketika terjadi penundaan tidak terduga dalam pemenuhan pesanan mereka tersebut. Apabila tersedia cukup banyak persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, pesanan penjualan tersebut dilengkapi dan kolom jumlah yang tersedia dalam file persediaan untuk setiap barang dikurangi sejumlah barang yang dipesan. Departemen pengiriman, pengawasan persediaan, dan departemen penagihan kemudian akan diberitahu mengenai penjualan tersebut, dan pemberitahuan dapat dikirim ke pelanggan. Apabila tidak tersedia cukup banyak persediaan di perusahaan untuk memenuhi pesanan tersebut, pemesanan ulang (back order) untuk barang-barang tesebut harus dibuat. Ketika ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian akan membuat kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis barang-barang, dan jumlah setiap jenig barang, yang dipesan pelanggan. Kartu pengambilan memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman. Walaupun secara tradisional merupakan dokumen dari kertas, kartu pengambilan pada saat ini sering merupakan formulir elektronis. Guna meningkatkan efisiensi, kartu pengambilan barang sering kali mendaftar barang dalam urutan tempat mereka disimpan dalam gudang, daripada dalam bentuk pesanan yang didaftar dalam pesanan penjualan.

– Back order ; dokumen otorisasi pembelian atau produksi barang-barang yang dibuat ketika ada persediaan cukup untuk memenuhi pesanan pelanggan.
– Picking ticket ; dokumen yang berisi daftar item dan jumlah yang dipesan dan otorisasi fungsi pengendalian persediaan untuk melepaskan barang dagangan yang ke departemen pengiriman.

 Menjawab pertanyaan pelanggan
Proses entri pesanan penjualan meliputi pemberian jawaban atas permintaan pelanggan. Kadang kala, permintaan-permintaan ini mendahului suatu pesanan, dan sering kali mereka terjadi setelah pesanan dibuat (Romney and Steinbart (2015:377).
– Customer relationship management (CRM) systems ; perangkat lunak yang mengatur informasi tentang pelanggan dengan cara yang memfasilitasi layanan yang efisien dan personal.

Pengiriman
Proses pengiriman mencakup dua tahap. Kedua tahap dalam proses pengiriman adalah mengambil dan mengepak pesanan dan mengirim pesanan tersebut. Departemen bagian penggudangan dan pengiriman yang melakukan aktivitas tersebut (Romney and Steinbart (2015:378).

 Mengambil dan mengepak pesanan
Kartu pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri pesanan penjualan akan memicu proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang untuk mengidentifikasi produk mana, dan jumlah setiap produk, untuk mengeluarkannya dari persediaan. Para pekerja bagian gudang mencatat jumlah setiap barang yang diambil, baik dalam kartu pengambilan barnag itu sendiri jika menggunakan dokumen kertas, maupun dengan memasukkan data ke dalam sistem jikaformulir elektronis yang digunakan. Persediaan kemudian akan dipindahkan ke departemen pengiriman (Romney and Steinbart (2015:378).

 Mengirim Pesanan
Romney and Steinbart (2015:380), Departemen pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian pengiriman dari entri pesanan penjualan. Setelah staf administrasi bagian pengiriman menghitung barang yang dikirm dari gudang, jumlah pesanan penjualan, nomor barang, dan jumlah barang akan dimasukkan dengan menggunakan terminal on-line. Proses ini memperbarui field jumlah yang dimiliki dalam file induk persediaan. Proses ini juga menghasilkan slip pengepakan dan beberapa rangkap dokumen pengiriman. Slip pengepakan mendaftar jumlah dan keterangan setiap barang yang dimasukkan dalam pengiriman tersebut (dapat saja berupa salinan dari daftar pengambilan barang). Dokumen pengiriman adalah kontrak legal yang menyebutkan tanggung jawab atas barang yang dikirim. Dokumen ini mengidentifikasi kurir, sumber, tujuan, dan instruksi pengiriman lainnya, serta menunjukkan siapa (pelanggan atau pemasok) yang harus membayar kurir tersebut. Sebuah salinan dokumen pengiriman dan slip pengepakan akan menyertai pengiriman tersebut. Apabila pelanggan harus membayar biaya pengiriman, salinan dokumen pengiriman ini dapat berlaku sebagai tagihan pengiriman, untuk menunjukkan jumlah yang harus dibayar pelanggan kepada kurir tersebut. Departemen pengiriman menyimpan salinan kedua dokumen pengiriman untuk melacak dan mengkonfirmasikan pengiriman barang ke kurir tersebut. Salinan lainnya dari dokumen pengiriman dan slip pengepakan dikirim ke departemen penagihan untuk menunjukkan bahwa barang tersebut telah dikirim dan bahwa faktur penjualan harus dibuat serta dikirim. Kurir juga menahan satu salinan dokumen pengiriman untuk catatan mereka.
– Packing slip ; dokumen daftar kuantitas dan deskripsi setiap item yang termasuk dalam pengiriman.
– Bill of lading ; kontrak hukum yang mendefinisikan tanggung jawab untuk barang-barang sementara mereka berada dalam perjalanan.

Penagihan
Aktivitas dasar ketiga siklus pendapatan melibatkan penagihan ke para pelanggan dan memelihara data piutang usaha. Gambar berikut menunjukkan penagihan dan pembaruan piutang usaha sebagai proses terpisah dan keduanya dilakukan oleh dua fungsi terpisah dalam departemen akuntansi (Romney and Steinbart (2015:383).

 Penagihan
Penagihan yang akurat dan tepat waktu atas barang dagangan yang dikirimkan adalah hal yang penting. Aktivitas penagihan hanyalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman. Aktivitas ini membutuhkan informasi dari departemen pengiriman yang mengidentifikasi barang dan jumlah yang dikirm, serta informasi mengenai harga dan syarat
khusus penjualan lainnya dari departemen penjualan. Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan, yang memberitahukan pelanggan mengenai jumlah yang harus dibayar dan ke mana harus mengirimkan pembayaran (Romney and Steinbart (2015:383).
– Sales invoice ; dokumen memberitahukan pelanggan dari jumlah penjualan dan di mana untuk mengirim pembayaran.
 Maintain accounts receivable
Fungsi piutang usaha, yang bertanggung jawab kepada kontroler, melakukan dua tugas dasar, yaitu menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening pelanggan dan karenanya mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima. Dua cara dasar untuk memelihara data piutang usaha adalah dengan metode faktur terbuka dan
pembayaran gabungan. Perbedaan kedua metode tersebut terletak pada kapan pelanggan mengirimkan pembayaran, bagaimana pembayaran tersebut digunakan untuk memperbarui file induk piutang usaha, dan format laporan keuangan yang dikirim ke para pelanggan (Romney and Steinbart (2015:385).
– Open-invoice method ; Metode untuk menjaga piutang di mana pelanggan biasanya membayar sesuai dengan setiap faktur.
– Remittance advice ; salinan faktur penjualan kembali dengan pembayaran pelanggan yang menunjukkan faktur, laporan, atau barang-barang lainnya yang dibayar.
– Balance-forward method ; Metode mempertahankan piutang di mana pelanggan biasanya membayar accoring untuk jumlah yang ditampilkan pada laporan bulanan, bukan oleh faktur individu. Pengiriman uang diterapkan terhadap resiko saldo rekening total, daripada faktur tertentu.
– Monthly statement ; dokumen daftar semua transaksi yang terjadi selama sebulan terakhir dan menginformasikan pelanggan dari saldo rekening mereka saat ini.
– Cycle billing ; memproduksi laporan bulanan untuk subset dari pelanggan pada waktu yang berbeda.
– Credit memo ; dokumen, yang disetujui oleh manajer kredit, otorisasi departemen penagihan untuk kredit account pelanggan.

Penagihan Kas
Romney and Steinbart (2015:388), Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas. Kasir, orang yang melapor pada bendahara, menangani kiriman uang pelanggan dan menyimpannya ke bank. Oleh karena kas dan cek dari pelanggan dapat dicuri dengan mudah, maka fungsi piutang usaha, yang bertanggung jawab atas pencatatan kiriman uang pelanggan, seharusnya tidak memiliki akses fisik ke kas atau cek. Akan tetapi, fungsi piutang usaha harus mampu mengidentifikasi sumber kiriman uang dari mana pun dan faktur penjualan terkait harus dikredit. Salah satu solusinya adalah dengan mengirimkan dua salinan faktur ke pelanggan dan memintanya untuk mengembalikan salah satu salinan tersebut bersama dengan pembayaran. Solusi alternatifnya adalah dengan meminta petugas bagian surat-menyurat untuk mempersiapkan daftar pengiriman uang (remittance list), yaitu dokumen yang mengidentifikasi nama dan jumlah semua kiriman uang pelanggan, serta mengirimkan daftara ini ke bagian piutang usaha. Cara lainnya untuk menjaga kiriman kiriman uang dari pelanggan adalah dengan membuat perjanjian lockbox dengan sebuah bank. Lockbox adalah alamat pos yang dituju oleh pelanggan ketika mereka mengirimkan uang mereka. Bank yang terlibat mengambil cek dari kotak pos dan menyimpannya ke dalam rekening milik perusahaan. Bank tersebut kemudain mengirimkan pemberitahuan pengiriman uang, sebuah daftar elektronis semua kiriman uang, dan fotocopi semua cek ke perusahaan.
– Remmitance list ; dokumen daftar nama dan jumlah semua pembayaran pelanggan yang diterima melalui pos.
– Lockbox ; alamat pos yang pelanggan mengirimkan uang mereka.
– Electronic lockbox ; sebuah arragement lockbox di mana bank secara elektronik mengirimkan informasi perusahaan tentang nomor rekening pelanggan dan jumlah disetorkan segera setelah menerima pembayaran.
– Electronic funds transfer (EFT) ; transfer dana melalui penggunaan perangkat lunak perbankan online.
– Financial electronic data interchnage (FEDI) ; kombinasi EFT dan EDI yang memungkinkan baik data remittance dan transfer dana instruksi untuk dimasukkan dalam satu paket elektronik.
– Universal payment identification code (UPIC) ; nomor yang memungkinkan pelanggan untuk mengirimkan pembayaran melalui kredit ACH tanpa memerlukan penjual untuk membocorkan informasi rinci tentang rekening bank-nya.
– Cash flow budget ; anggaran yang menunjukkan arus kas masuk dan keluar diproyeksikan untuk jangka waktu tertentu.