Dalam mencapai tujuan suatu siklus bisnis, perusahaan akan menghadapi banyak risiko. Berikut ini akan dibahas risiko apa saja yang terjadi dalam siklus pengeluaran serta bagaimana prosedur pengendalian yang sesuai untuk mengatasi risiko tersebut menurut Romney dan Steinbart (2015). Pembahasan ini akan melingkupi empat aktivitas bisnis yang telah dibahas sebelumnya.
Daftar Isi
Ordering Materials, Supplies and Services
Tujuan dari proses pembelian ini adalah untuk meminimalisasi biaya berkaitan dengan mengatur persediaan yang mencukupi untuk semua proses bisnis. Risiko yang mungkin terjadi dari tahap ini serta alternatif pengendalian yang dapat digunakan untuk mengatasinya adalah sebagai berikut :
Pencatatan persediaan yang tidak akurat
Salah satu risiko yang dihadapai pada tahap ini adalah pencatatan persediaan yang tidak akurat yang dapat mengakibatkan habisnya persediaan yang selanjutnya mengakibatkan kehilangan penjualan. Metode perpetual inventory dapat diterapkan untuk memastikan informasi tentang jumlah persediaan yang terdapat di gudang. Untuk mengurangi kesalahan pada saat memasukkan data persediaan pada metode perpetual inventory, sebaiknya input data secara manual dihindari dan diganti dengan menggunakan teknologi infomasi untuk memastikan keakuratan data. Misalnya dengan menggunakan metode Bar-coding, namun masih mungkin terjadi kesalahan karena jumlah kuantitas barang akan dimasukkan ke sistem secara manual.
Penggunaan teknologi Radio-frequency Identification (RFID) akan lebih efisien dibandingkan dengan metode Bar-coding karena RFID tidak memerlukan orang untuk memindai bar code setiap produk kepada mesin pembaca. Meskipun demikian, teknologi RFID memerlukan biaya lebih mahal dibandingkan dengan metode Bar-coding dan tidak dapat diterapkan pada setiap jenis produk, misalnya produk liquid. Perhitungan fisik secara periodik merupakan salah satu pengendalian yang penting untuk membandingkan antara total persediaan di gudang dengan pencatatan pada sistem.
Memesan barang-barang yang tidak dibutuhkan
Risiko yang selanjutnya adalah memesan barang-barang yang tidak dibutuhkan yang dapat mengakibatkan tingginya biaya pembelian dan kegagalan untuk mendapatkan diskon volume yang tersedia. Pencatatan yang akurat pada metode perpetual inventory dapat memastikan validitas dari permintaan pembelian yang secara otomatis dihasilkan oleh pengendalian pada sistem. Permasalahan selanjutnya adalah kemungkinan terjadinya pembelian barang yang sama namun dari divisi yang berbeda sehingga fungsi yang tersentralisasi dalam proses pembelian perlu untuk diterapkan. Selain itu, supervisor harus melakukan review dan menyetujui setiap PR yang terbentuk.
Membeli barang pada saat harga tinggi
Risiko selanjutnya adalah membeli barang pada saat harga tinggi dimana dapat menyebabkan total biaya menjadi semakin tinggi karena biaya pembelian barang mendapat porsi paling besar dari total biaya produksi manufaktur. Oleh karena itu, perusahaan berusaha untuk mengamankan harga terbaik terhadap barang-barang yang dibeli. Adanya daftar harga untuk barang yang sering dibeli yang disimpan di dalam sistem dan dikonsultasikan ketika akan membuat pesanan merupakan sebuah pengendalian agar perusahaan tidak membayar terlalu banyak untuk suatu barang yang dibeli.
Untuk barang khusus dengan biaya yang tinggi dapat dilakukan competitive bidding dimana penawaran tertulis dari supplier harus diminta oleh perusahaan. Pengendalian anggaran juga sangat membantu dalam mengendalikan beban pembelian. Pembelian harus dibebankan kepada akun divisi pembeli yang bertanggung jawab menyetujui permintaan pembelian. Selain itu, pengendalian anggaran juga dapat dilakukan dengan membandingkan biaya aktual dengan anggaran, jika terdapat deviasi yang cukup signifikan, maka harus diambil tindakan investigasi (Management by Exception).
Membeli barang dengan kualitas rendah
Dalam upaya untuk mendapatkan harga paling rendah, risiko yang mungkin terjadi adalah membeli barang dengan kualitas rendah. Hal tersebut dapat mengakibatkan terjadinya keterlambatan produksi dan menimbulkan total biaya yang tinggi.
Perusahaan harus mencari tahu supplier mana yang menyediakan barang dengan kualitas terbaik dengan harga yang kompetitif dengan melakukan pemeriksaan dan pemantauan kualitas produk dari supplier. Pengendalian lainnya adalah membuat daftar supplier yang telah disetujui dan diyakini memberikan barang dengan kualitas terbaik. Setiap pembelian kepada supplier yang baru harus dilakukan review dan diberikan persetujuan oleh supervisor.
Supplier yang tidak dapat diandalkan
Risiko selanjutnya adalah supplier yang tidak dapat diandalkan sehingga juga dapat mengakibatkan terjadinya keterlambatan produksi dan menimbulkan total biaya yang tinggi. Memilih supplier yang memiliki sertifikasi mutu, misalnya ISO 9000, merupakan salah satu bentuk pengendalian yang dapat dilakukan. Namun, sistem informasi akuntansi juga harus dirancang untuk dapat melihat dan melacak informasi tentang kinerja supplier. Misalnya sistem Enterprise Resource Planning (ERP) dikonfigurasikan untuk dapat menghasilkan laporan secara otomatis mengenai PO yang belum dikirimkan dalam jangka waktu yang sudah dijanjikan.
Membeli dari supplier yang tidak terotorisasi Risiko membeli dari supplier yang tidak terotorisasi dapat menimbulkan banyak masalah. Barang yang dibeli dari supplier tersebut memiliki kemungkinan berkualitas rendah atau memiliki harga yang tinggi. Selain itu, risiko ini juga dapat menimbulkan masalah hukum, apabila melakukan transaksi bisnis terhadap supplier illegal.
Oleh karena itu, semua PO harus di-review untuk memastikan pembelian hanya dilakukan kepada supplier yang telah disetujui. Pemeliharaan daftar supplier yang sudah disetujui penting untuk dilakukan dan sistem harus dikonfigurasi agar pembelian hanya dapat dilakukan kepada supplier yangdisetujui. Penggunaan pengendalian spesifik dari Electronic Data Interchange (EDI), seperti penggunaan user IDs, password, dapat membatasi otorisasi personal agar hanya dapat mengakses hal-hal yang memang tanggung jawabnya.
Kickbacks
Kickbacks adalah hadiah atau bingkisan yang diberikan supplier ke agen-agen pembelian untuk mempengaruhi pemilihan pada supplier mana barang akan dibeli. Risiko ini dapat mengakibatkan munculnya subjektivitas bagian pembelian dalam memilih supplier mana saja yang akan menyalurkan barang kebutuhan perusahaan. Untuk kickback yang memiliki pengertian ekonomi, supplier harus menemukan beberapa cara untuk memulihkan uang yang dihabiskan untuk suap kepada pembeli.
Hal ini biasanya dilakukan dengan menggelembungkan harga pembelian selanjutnya atau mengganti barang pembelian dengan yang berkualitas rendah. Untuk menghindari hal tersebut, perusahaan harus melarang bagian pembelian menerima hadiah dari supplier sehingga perlu diadakannya pelatihan terhadap karyawan dalam hal ini, melakukan rotasi pekerjaan dan mewajibkan karyawan untuk mengambil liburan sejenak.
Receiving and Storing Goods
Tujuan dari fungsi ini adalah melakukan verifikasi penerimaan pesanan persediaan dan mengamankan persediaan terhadap kehilangan atau pencurian. Risiko yang mungkin timbul dari tahap ini serta alternatif pengendalian yang dapat digunakan untuk mengatasinya adalah sebagai berikut :
a. Menerima barang yang tidak dipesan
Risiko menerima barang yang tidak dipesan dapat menimbulkan penambahan biaya ketika harus membongkar barang yang dikirimkan, menyimpan dan mengirimkan kembali barang tersebut. Pengendalian paling baik untuk mengurangi risiko tersebut adalah memerintahkan bagian penerimaan barang untuk menerima barang yang dilengkapi dengan salinan PO yang telah disetujui sehingga bagian penerimaan barang membutuhkan akses kepada PO yang outstanding.
b. Kesalahan dalam menghitung barang yang diterima.
Melakukan kesalahan dalam menghitung barang yang diterima dapat mempengaruhi akurasi pencatatan dengan metode perpetual inventory sehingga harus dipastikan bahwa perusahaan hanya membayar untuk barang yang benar-benar telah diterima. Sebagai salah satu pengendalian yang dapat dilakukan adalah tidak memberi tahu bagian penerimaan jumlah barang yang dipesan. Oleh karena itu, perusahaan harus mengkomunikasi dengan jelas kepada bagian penerimaan barang akan pentingnya perhitunggan penerimaan barang secara hati-hati dan akurat.
Selain itu, perusahaan harus meminta karyawan bagian penerimaan untuk menandatangani Receiving Receipt. Beberapa perusahaan memberikan insentif kepada karyawan yang menemukan perbedaan kuantitas antara packing slip dengan jumlah barang aktual berdasarkan hasil perhitungan fisik. Penggunaan metode Bar-code atau RFID juga dapat meminimalisasi risiko dalam menghitung barang yang diterima.
c. Verifikasi penerimaan jasa
Perbedaan prosedur dibutuhkan dalam mengendalikan pembelian jasa. Tantangan utama dalam hal ini adalah memastikan bahwa pengadaan jasa benar-benar telah dilakukan dan hal ini memang sulit untuk dipastikan. Salah satu pengendaliannya adalah menunjuk seorang supervisor yang bertanggung jawab terhadap semua biaya yang dibebankan kepada departemen terkait. Supervisor diperlukan untuk mengakui penerimaan jasa dan biaya terkait kemudian akan di bebankan ke akun dimana dia bertanggung jawab. Selain itu, penting untuk dilakukannya perbandingan biaya aktual dengan anggaran secara rutin untuk menginvestigasi apabila terjadi perbedaan biaya.
d. Pencurian barang persediaan
Risiko pencurian barang persediaan dapat mengakibatkan hilangnya persediaan yang dapat merugikan perusahaan. Untuk mengatasi risiko ini dapat dilakukan beberapa prosedur pengendalian. Pertama, persediaan harus disimpan pada lokasi yang aman dengan akses yang terbatas. Kedua, seluruh pemindahan persediaan harus didokumentasikan sehingga bagian penerimaan dan bagian penyimpanan mengetahui akan adanya pemindahan persediaan.
Pendokumentasian tersebut juga harus dilakukan ketika ingin melakukan pemindahan barang persediaan dari bagian penyimpanan kepada bagian produksi. Ketiga, penting untuk dilakukannya perhitungan fisik persediaan yang dimiliki dan membandingkannya dengan pencatatan persediaan secara periodik. Terakhir, perlunya pemisahan tanggung jawab antara bagian penerimaan dan penyimpanan persediaan.
Approving Supplier Invoices
Tujuan tahap ini adalah memastikan perusahaan membayar hanya pada barang dan jasa yang dipesan dan diterima. Risiko yang mungkin timbul dari tahap ini serta alternatif pengendalian yang dapat digunakan untuk mengatasinya adalah sebagai berikut :
a. Gagal menangkap kesalahan dalam tagihan supplier
Risiko gagal menangkap kesalahan dalam tagihan supplier dapat terjadi karena adanya perbedaan antara kuota dengan harga yang dibebankan atau terjadinya salah hitung terhadap jumlah tagihan. Untuk menghindari hal tersebut, maka penting untuk dilakukannya pengecekan keakuratan tagihan supplier serta harga dan kuantitas barang pada tagihan harus dibandingkan dengan Purchase Order dan Receiving Receipt yang sesuai.
b. Kesalahan dalam melakukan posting ke akun hutang
Kesalahan dalam melakukan posting ke akun hutang dapat mengakibatkan terjadinya kesalahan dalam pelaporan keuangan dan kinerja perusahaan yang selanjutnya dapat mengakibatkan kesalahan dalam pengambilan keputusan. Pengendalian data entry dan pemrosesan data sangat dibutuhkan untuk mencegah risiko ini. Pengendalian lain yang dapat dilakukan adalah membandingkan saldo akun supplier sebelum dan sesudah cek diproses dengan tagihan yang sedang diproses serta saldo akun supplier dibandingkan secara periodik dengan jumlah akun hutang di buku besar.
Cash Disbursement
Tujuan pada tahap ini adalah organisasi harus mengamankan kas perusahaan. Risiko yang mungkin timbul dari tahap ini serta alternatif pengendalian yang dapat digunakan untuk mengatasinya adalah sebagai berikut :
a. Membayar untuk barang yang tidak diterima
Risiko ini dapat mengakibatkan terjadinya pengurangan kas secara sia-sia atau terjadinya kesalahan perhitungan persediaan. Pengendalian yang paling baik untuk mencegah hal tersebut adalah membandingkan kuantitas barang pada tagihan supplier dengan kuantitas yang dimasukkan pada sistem oleh bagian persediaan yang menerima pemindahan barang persediaan dari bagian penerimaan. Beberapa perusahaan mengharuskan bagian persediaan untuk melakukan verifikasi terhadap Receiving Receipt sebelum dokumen tersebut digunakan sebagai dokumen pendukung pembayaran tagihan supplier.
Melakukan verifikasi terhadap pengadaan jasa akan lebih sulit dilakukan apabila hanya dilakukan berdasarkan tagihan supplier. Oleh karena itu, sebagian besar perusahaan bergantung pada pengendalian anggaran dan melakukan review secara akurat terhadap beban-beban dari setiap departemen untuk menunjukkan potensi kecurangan yang perlu diinvestigasi lebih lanjut.
b. Gagal dalam mengambil diskon pembelian
Risiko ini dapat mengakibatkan perusahaan harus mengeluarkan uang lebih banyak untuk mendapatkan barang dalam jumlah besar. Salah satu pengendalian yang dapat dilakukan adalah pengajuan tagihan dengan tanggal jatuh tempo untuk mendapat diskon. Tagihan yang telah disetujui harus dilengkapi dengan tanggal jatuh tempo dan sistem harus dirancang untuk dapat melacak tagihan yang telah jatuh tempo dan dapat mencetak daftar semua tagihan yang outstanding secara periodik. Anggaran arus kas yang menunjukkan arus kas masuk yang diekpetasi dan komitmen yang masih outstanding juga dapat membantu perusahaan membuat perencanaan dalam memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia.
c. Membayar tagihan yang sama dua kali
Risiko ini dapat mempengaruhi kebutuhan arus kas dan terjadi pencatatan keuangan yang tidak sesuai. Hal ini terjadi dengan berbagai cara, misalnya terdapat duplikat invoice yang dikirim setelah cek perusahaan dikirimkan ke supplier. Pengendalian yang dapat dilakukan adalah memastikan bahwa tagihan yang akan dibayar adalah hanya tagihan yang dilengkapi dengan invoice asli dan dokumen pendukung lainnya seperti Purchase Order dan Receiving Receipt serta membatalkan semua dokumen pendukung saat pembayaran telah dilakukan.
d. Pencurian kas
Kas merupakan asset paling likuid yang sangat mudah untuk disalahgunakan. Pencurian kas dapat mengakibatkan kerugian perusahaan. Pengendalian yang dapat dilakukan adalah terdapatnya pemisahan tanggung jawab antara bagian yang melakukan verifikasi tagihan dengan bagian yang melakukan pembayaran. Selain itu penting untuk dilakukannya pembatasan akses ke kas dan cek kosong serta penandatanganan cek oleh dua otorisasi untuk jumlah yang lebih banyak. Pengendalian lainnya adalah seseorang yang independen dari prosedur pembayaran melakukan rekonsiliasi dengan akun bank.
Pengendalian ini menyediakan pengecekan akurat secara independen dan mencegah seseorang dari penggelapan kas dan kemudian menyembunyikan pencurian dengan menyesuaikan bank statement. Akses terhadap supplier master file harus dibatasi dan setiap perubahan yang terjadi pada supplier master file harus di-review secara akurat dan harus terdapat persetujuan atas perubahan tersebut. Hal penting lainnya yang perlu dilakukan adalah membatasi kemampuan sistem yang dapat membuat supplier dan memproses tagihan kepada supplier tersebut dalam satu waktu sehingga karyawan tidak bisa membuat supplier baru dan langsung menerbitkan cek untuk supplier tersebut.
e. Penyalahgunaan cek
Penyalahgunaan cek dapat mengakibatkan pengeluaran cek untuk supplier fiktif. Pengendalian yang perlu dilakukan adalah melindungi mesin pencetak cek dan membatasi akses kepadanya serta menggunakan tinta khusus pada saat mencetak cek. Melakukan rekonsiliasi bank merupakan pengendalian paling penting untuk mendeteksi penipuan cek.
f. Permasalahan arus kas
Penting untuk dilakukannya perencanaan dan pengawasan pengeluaran untuk mencegah permasalahan arus kas. Permasalahan arus kas dapat mengakibatkan tingginya arus kas keluar dibandingkan dengan arus kas masuk perusahaan. Oleh karena itu, anggaran arus kas merupakan pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko ini. Anggaran arus kas menunjukkan arus kas masuk yang diekpetasi dan komitmen yang masih outstanding untuk membantu perusahaan membuat perencanaan dalam melakukan pembayaran supplier.